DAT Datenschutzerklärung

Gegenstand der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung i. S. d. Art. 28 Abs. 3 DatenschutzGrundverordnung (DSGVO) zwischen Ihnen als Auftraggeber mit der Deutsche Automobil Treuhand GmbH© , Hellmuth – Hirth-Str. 1, 73760 Ostfildern als Auftragnehmer. Präambel Diese Anlage konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der im Vertrag zur Nutzung der SilverDAT Applikationen vom Datum in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (»Daten«) des Auftraggebers verarbeiten. § 1 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung Aus dem Vertrag zur Nutzung der SilverDAT Applikationen ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Art der Daten Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung: • Personen- und Unternehmensstammdaten (Namen, Anschrift, Kunden-/Versicherungsnummer) • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail) • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Konditionen, Produkt-bzw. Vertragsinteresse) • Fahrzeugdaten (Kfz-Kennzeichen, Fzg. Identifikationsnummer), Schaden- und Unfalldaten, Daten zu Schadenregulierung • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten • Händlereigene Stammdaten (Kennzahlen, Gewinnfaktoren, Gemeinkosten, periodische Kosten, Bewertungsfaktoren) • Werte der Fahrzeuge (Fahrzeug Bestandsmerkmale) Art und Zweck der Datenverarbeitung Die Leistungen umfassen je nach Anwendung die Bereitstellung von Speicherplatz, Datenbanken, Programmen und Datenübertragungen. Der Auftrag beinhaltet alle notwendigen Arbeiten zur Erbringung dieser Leistungen. Dies umfasst Tätigkeiten, die in den Angeboten / Leistungsbeschreibungen / Bestellformularen beschrieben sind. Die gegenständlichen Systeme stellen Informationen über die Kunden des Auftraggebers (Betroffene) zur Verfügung. Der Auftragnehmer beschafft grundsätzlich keine Daten über die Betroffenen (Erfassung) und nutzt diese nicht. Im Rahmen der Leistungserbringung kann der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, um seine Verpflichtung aus dem Vertrag zu erfüllen. Der Zugriff kann vor allem im Rahmen der Prüfung oder Wartung der vertragsgegenständlichen Anwendung(en) nicht ausgeschlossen werden. Die Erbringung der vertraglichen vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44ff. DS-GVO erfüllt sind. © Deutsche Automobil Treuhand GmbH Seite 3 von 6 Kategorien betroffener Personen • Kunden, Interessenten, Beschäftigte des Auftraggebers • Geschäftspartner des Auftraggebers • Endkunden von Versicherungsunternehmer (Fahrzeughalter, Fahrer, Unfallgegner, Zeugen, weitere Unfallbeteiligte, Sachverständige) • Ansprechpartner oder Personen aus den beteiligten Unternehmen § 2 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit (1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten maschinell in Form von Hosting und maschinellem Backup im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Vertrag und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO). (2) Die Weisungen werden anfänglich durch den Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen. § 3 Pflichten des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers maschinell verarbeiten (in Form von Hosting/Backup) außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde. (2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird. (3) Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten. (4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten © Deutsche Automobil Treuhand GmbH Seite 4 von 6 (5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab. (6) Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen. (7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen. (8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart. (9) Daten sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen. Entstehen zusätzliche Kosten durch abweichende Vorgaben bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese der Auftraggeber. (10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen. § 4 Pflichten des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt. (2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend. (3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen. § 5 Anfragen betroffener Personen (1) Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird. © Deutsche Automobil Treuhand GmbH Seite 5 von 6 § 6 Nachweismöglichkeiten (1) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach. (2) Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Der Auftraggeber stimmt der Benennung eines unabhängigen externen Prüfers durch den Auftragnehmer zu, sofern der Auftragnehmer eine Kopie des Auditberichts zur Verfügung stellt. Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen, wenn dies im Vertrag vereinbart ist. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt. (3) Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist. § 7 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter) (1) Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat. (2) Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten. Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt: Name und Anschrift des Subunternehmers Beschreibung der Teilleistungen SpaceNet Joseph-Dollinger-Bogen 14 80807 München RZ Gebäude Infrastruktur matrix technology AG Nymphenburger Str. 1 80335 München Administration Applikationsserver (bis Middleware) Inforsacom Logicalis GmbH Martin-Behaim-Strasse 19-21 63263 Neu-Isenburg Administration Datenbanken © Deutsche Automobil Treuhand GmbH Seite 6 von 6 § 8 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl (1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen. (2) Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. (3) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht. (4) Es gilt deutsches Recht. § 9 Haftung und Schadensersatz Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung. Elektronische Signatur Deutsche Automobil Treuhand GmbH 

 

 

 

 

 

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